samedi 8 septembre 2012

Wikis: et si le bon vieux fichier était dépassé?

Pour conserver de l'information textuelle nos utilisateurs ont généralement développé le réflexe de créer un fichier pour la stocker, lui donner un nom et deux semaines plus tard... ne plus savoir où ils l'ont rangé!
La bureautique individuelle leur ayant donné ce pouvoir de créer et ranger eux même leurs fichiers, par rapport aux approches plus centralisées des premiers traitements de texte (machine Wang par exemple, avec un serveur central qui intégrait une recherche de l'information).

Un réflexe patiemment appris au contact d'informaticiens pour qui c’était la meilleur structure pour ranger des enregistrements au même format (la fameuse extension .doc ou .xls), pour organiser tout cela dans un système de fichiers hiérarchique et pour les déplacer d'un support à un autre, préalablement bien formaté pour recevoir cette structure. Aux origines ces supports étaient des... fiches perforées qui "nourrissaient" un ordinateur central avec peu de mémoire de stockage. Ce n'est pas tout jeune!

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En 2012 ce paradigme du fichier individuel est toujours dominant et les nouvelles plateformes d'échanges de fichiers, de Megaupload à Box.net en passant par Dropbox et les nouveaux entrants que sont Google Drive et Microsoft Skydrive, continuent d'utiliser ce concept. Même si il devient de plus en plus virtuel (ou logique) car ce qui a changé c'est le stockage dans le Cloud. On n'a plus besoin de manipuler nos fichiers, on les retrouve de là où on se connecte. Une tendance forte souvent traitée dans GreenSI.

En revanche coté organisation de l'information par les utilisateurs on reste dans ce modèle initial totalement fragmenté, décentralisé et individuel que l'on cherche a compenser :
  • par des moteurs de recherche scannant les multiples sources et le contenu des documents,
  • par du partage de fichiers par email (le massacre...)
  • par  du stockage dans des bases documentaires ajoutant des critères de classement pour mieux s'y retrouver et en finir avec le stockage local,
  • en gérant des méta données associées aux fichiers, très utilisé sur les photos (coordonnées GPS de la prise,...)
  • ...
Pourtant une alternative existe!
Elle consiste a centraliser le stockage, comme avec le Cloud, mais reprendre la main sur "la structure" de ces documents. C'est ce que permettent les Wikis
undefinedLe plus célèbre d'entre tous, Wikipedia, est mondial et a fêté ses 10ans en 2011. Curieusement les wikis sont peu utilisés en entreprises alors qu'ils sont adaptés a de nombreux cas d'usages de gestion collective de la documentation. Certainement parce que ce sont des formes avancés de structures collaboratives, donc qui demandent une conduite des changements et une volonté collective. Ces wikis permettent non plus a un utilisateur mais à toute l'entreprise de gérer ensemble son contenu. Exit le classement et la structure en fichiers. Ces wiki savent s'adapter à la forme native du contenu que vous manipulez.

Prenons l'exemple de fiches projets, vous définissez la structure exacte de vos fiches projets ce qui permet aussi de gérer des méta données en plus du texte non structuré mis en forme. Le résultat est que vos fiches sont à la fois des documents comme vous auriez pu les créer avec un traitement de texte, mais aussi un tableur quand vous les triez par maîtrise d'ouvrage ou par domaine. La navigation dans l'information entre tableau et texte est fluide et naturelle... et tout est stocké ensemble.

Les cas d'usages les plus pertinents en entreprise sont la gestion collective de contenus, la gestion de la connaissance et mais aussi les documents très structurés et rédigés à plusieurs. On les rencontrent dans les services de R&D mais aussi coté production avec le catalogue mondial en ligne multilingue et participatif de la documentation technique des pièces détachées d'un grand équipementier automobile, ou chez Meetic, la base de connaissances interne à destination des employés du service client.
Les wikis sont peut être apparus trop tôt il y a 10ans, mais maintenant que l'entreprise collaborative se développe avec les réseaux sociaux, c'est une brique du SI collaboratif qu'il est temps de revisiter.

Les français ont d'ailleurs la chance d'avoir Xwiki SAS l'éditeur de référence des solutions open source d'organisation de l'information (XWiki Enterprise). Alors ne ratez pas leur petit-déjeuner autour de la gestion documentaire et du support client : "Mieux gérer son support client et sa documentation grâce à XWiki" le 24 septembre 2012 matin.
Et revenez en avec des idées pour mettre un peu de Wiki dans votre collaboration d'entreprise, elle en a certainement besoin.

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3 commentaires: