samedi 11 septembre 2010

Dématérialisation. Et si on parlait aussi de la rematérialisation ?

La dématérialisation est sur le devant de la scène en 2010 : salons, annonces, produits...

Entrée par la petite porte des économies ces dernières années, les entreprises ont dématérialisé leurs factures fournisseurs, les courriers entrants, les contrats... tout ce qui permettait à l'entreprise de simplifier la gestion de la masse de papier à valeur probante qui arrivait tous les jours. Dans les cas les plus complexes, des systèmes amonts assez sophistiqués permettent de reconnaitre des données et d'alimenter en auttomatique les processus de gestion et de déclencher un second gain sur la saisie d'information.

La réduction des coûts "d'émission" de document a ensuite été un driver pour s'attaquer a ce qui sortait de l'entreprise, notamment les factures clients qui ont aussi comme avantage de réduire les émissions de gaz à effet de serre (en réduisant les volumes de LaPoste) d'où leur nom de factures "vertes" ou e-factures que cherchent à nous vendre les grands facturiers que sont les opérateurs de télécoms, fournisseur d'accès à Internet et autres distributeurs d'eau, de gaz et d'électricité.

Mais avec l'augmentation des volumes dématérialisés se posent deux questions:

  • celle du stockage notamment long terme ou légal avec valeur probante, comme pour les bulletins de salaires par exemple. 
  • mais aussi celle de la "re-matérialisation". Et pour ceux qui connaissent la série StarTrek cela ne vous surprendra pas de savoir que sur l'USS Enterprise la plateforme de téléportation permet de dématérialiser (les humains) ET de les rematérialiser, et bien c'est pareil pour les documents mais on oublie souvent très vite dans les projets ce second volet

Le sujet de la rematérialisation peut paraître banal puisqu'il suffit d'imprimer. Certe, mais cela recréé plus loin dans la chaîne de traitement toutes les économies réalisées en amont!
Dans l'entreprise cela risque de se traduire par des volumes d'impression en hausse permanente et les coûts de gestion associés. D'autre part tout le monde n'a pas un poste de travail relié au SI dans l'entreprise, surtout dans les entreprises très présentes dans les métiers des travaux publics ou très décentralisées, et encore mois une imprimante.

Pour les particuliers qui reçoivent leurs factures, se pose la question de combien de temps l'entreprise les mets à ma disposition, quelle valeur cela aura quand j'en aurai besoin, mais aussi quels sont les coûts d'impression ou qu'est ce qui se passe si je change de fournisseur.
Ceci peut dailleurs être perçu comme un frein voire un rejet de la dématérialisation par les clients de l'entreprise, si les offres de stockage, d'accès et de rematérialisation ne se développent pas ou si leur coût reste élevé (elles commencent à apparaitre et LaPoste ou la Caisse des Dépôts sont très actives dans ce domaine)

Pourtant c'est une zone où l'entreprise peut certainement innover en mettant plus d'intelligence dans le stockage et la restitution, en ne rematérialisant que ce qui est nécessaire, à l'endroit ou c'est nécessaire et en offrant des environnement de maîtrise de l'information numérisée à ses clients voire fournisseurs.

On passera ainsi de l'optimisation locale d'un maillon de la chaîne a une optimisation de l'ensemble de la chaîne pour le plus grand bien de la planète. Alors pour quand une étude sur la rematérialisation des documents, vous allez être surpris du résultat ?

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